電子契約書は法的に有効か？ メリット・デメリットを弁護士が解説

そもそも電子契約書とは何なのでしょうか？ 従来の書面による契約書と比較しながら解説します。

1. （1）電子契約書とは

   電子契約書とは、電子データによって作成・保管する契約書です。書面の契約書とは異なり、紙に印刷することはありません。保管の際も、データセンターやサーバーなどのネット上で管理されます。
   電子契約書も、要件を満たせば法的に有効です。契約は「必ずしも当事者が署名押印しなければならない」ものではないからです。後に説明しますが、電子契約書では「電子署名」という方法で本人確認することにより、有効化しています。
   
   以下で電子契約書と紙の契約書の違いをみていきましょう。

2. （2）媒体の違い

   電子契約書は、電子データを媒体とする契約書です。一方、紙の契約書は紙を媒体とします。
   媒体の違いが、電子契約書と紙の契約書のもっとも基本的な違いです。

3. （3）署名押印と電子署名の違い

   紙の契約では、当事者が「署名押印」あるいは「記名押印」します。
   しかし電子契約書の場合、当事者は「署名押印」をしません。「電子署名」という「秘密鍵」「公開鍵」を使う認証方法によって本人確認を行います。秘密鍵と公開鍵はセットになっており、公開鍵は公開されますがセットとなっている秘密鍵は本人のみが知りうるパスワードなどで管理します。本人しか秘密鍵を知らないので本人確認できる仕組みです。電子署名を利用するには、事前に認証機関へ届け出ることによって「秘密鍵」を取得しておく必要があります。

4. （4）日付記入とタイムスタンプの違い

   書面契約書の場合には直接紙の契約書に作成日付を記入しますが、電子契約書の場合には「タイムスタンプ」を埋め込みます。タイムスタンプを埋め込むと、その時間に作成したことを証明できます。多くのケースでは日本データ通信協会によって認定された時刻認証業務認定事業者により発行されるタイムスタンプが使われています。

5. （5）内容の確認方法の違い

   紙の契約書の場合、当事者が郵送や持参などして内容を確認しますが、電子契約書を当事者双方が確認するときには、メールなどの方法でデータをやり取りします。

企業が電子契約書を導入すると、以下のようなメリットがあります。

1. （1）印紙税節減

   電子契約書には「印紙税」がかかりません。印紙税法によると、印紙税の対象は「契約書や領収証などの紙媒体の文書」に限定されているからです。電子データである電子契約書は紙ではないので印紙税の対象から外れます。
   たくさんの紙の契約書を作成するとその分印紙税がかさんできますが、電子契約書にすれば一切印紙代がかかりません。特に以下のような契約書を多く作成する業種では、電子契約書導入による恩恵が大きくなるでしょう。
   

   • 建設業
   • 運送業
   • 通信業
   • 流通業
   • 製造業
   • 電気・ガス事業
   • 不動産業

2. （2）コスト削減

   紙で契約書を作成するとトナー代、インク代を含む印刷代や保管に要する費用、人件費などの多くの経費がかかります。特定の契約書の内容を確認するためにたくさんのファイルの中から契約書を探し出すのも大変ですし、それを相手先に郵送したり持参したりするコストも発生します。
   電子契約書であれば、そういった事務経費のコストを削減できます。

3. （3）スペースの有効活用、事務作業の効率化

   税法上、契約書は7年間保管する義務があります。紙の契約書の場合、文書を物理的に保管する必要があるため、事務所内のスペースを割かれます。「資料室」が必要になるケースもあるでしょう。電子契約書の場合、契約書データは自社サーバーやサービス提供会社のデータセンター、クラウド上などに保管するので、保管スペースが不要でスペースを有効活用できます。
   またデータ管理しているので、索引や検索システムを作ってすぐに探し出せるようにしておくと、事務作業を大幅に効率化できます。

4. （4）情報漏えい、紛失の防止

   紙の契約書の場合、物理的に管理しなければならないので、漏えいや紛失などのリスクが高くなります。担当者がきちんと棚の鍵をかけていなかったために、勝手にコピーを取られたり盗まれたりする可能性もありますし、火災等で紛失したりするリスクもあります。
   電子契約書をネットのクラウド上で保管し、しっかりとセキュリティーを強化して特定の人しかアクセスできないようにしておけば、無断複製や盗難のリスクを低減できます。また、オフィスが火災や水害などで被災しても、契約書に影響が及ぶ心配はありません。
   電子契約書を導入すると情報漏えいや紛失の防止にも役立ち、コンプライアンスの強化につながります。

電子契約書にはメリットばかりではなく、以下のようなデメリットもあります。

1. （1）書面での締結が義務付けられている契約がある

   電子契約書は基本的に有効ですが、契約の種類によっては「紙で契約書を作成しないと有効にならない」ものがあります。たとえば定期借地契約、定期借家契約、特定商取引法によって書面交付が義務づけられる契約（訪問販売や電話勧誘販売、連鎖取引（マルチ商法）、エステなどの特定継続的役務提供契約など）です。
   中でも事業用の定期借地契約では、単なる書面の契約書でも足りず「公正証書」による契約書作成が義務づけられています。
   このように、書面での契約書作成が義務づけられている種類の契約で電子契約書を作成してしまうと無効になるので注意が必要です。

2. （2）システム変更にかけるコストと手間

   これまで書面で契約書を作成・利用してきた企業が、電子契約書を導入する場合、従来の業務フローを大きく変更する必要があります。
   「どのような手順で電子契約書を作成するのか」「どのような方法で誰が管理するのか」など、新たにルールを定めねばなりません。従業員に対しても説明して理解を得る必要があります。
   業務効率化のために電子契約書を導入しても、当初はスムーズに機能せず混乱が発生するリスクもあります。

3. （3）取引先に受け入れられない可能性

   日本社会では、まだまだ「書面による契約書が当然」という風潮があります。いきなり相手企業が電子契約書の利用を求めてきたら、困惑するケースも多いでしょう。自社内に紙の契約書の締結と管理フローしか用意できていない企業では、電子契約書に対応できない可能性もあります。
   
   また、電子契約書を利用するには電子署名をしなければなりませんが、そのために電子証明書を得ると費用が発生します。相手企業にしてみると、急な業務フローの変更と、聞いていなかった料金を請求されることになりますので、「電子契約書は利用できない」と言われるケースも少なくありません。

冒頭で説明した通り、電子契約書も正しい使い方・管理を行えば、契約書として有効です。以下では、電子契約書の取り扱いについて定める法律とその規制内容をご紹介します。

1. （1）電子帳簿保存法

   電子帳簿保存法は、電子契約書などの電子データによる帳簿保存方法についてルールを定める法律です。パソコンが急激に普及し始めた1998年に制定されました。電子帳簿保存法によると、一定の要件を満たす場合に限り電子ファイルとしての契約文書を保存できます。
   電子契約書が有効となるための要件は、「電子帳簿保存法第10条」に細かく規定されています。たとえば、「加除訂正の過程は保存せず確定情報のみを保存すること」「重複を防止するなど合理的な方法で編集したものを保存すること」などです。またデータ保存と電子データを出力した書面保存を混在させる保存方法は認められません。

2. （2）電子署名法

   電子署名法は、先に説明した「電子署名（秘密鍵と公開鍵の組み合わせの本人確認方法）」の方法や効力について規定した法律です。この法律により、適切な電子署名がついていれば、電子契約書にも紙の契約書の押印と同様の法的効果が認められ、裁判の証拠にも使えます。
   さらにタイムスタンプもつけておけば、契約後に改ざんされていないことを明らかにできるので確実な効果を期待できます。

3. （3）e-文書法

   e-文書法は、従来書面によって保管してきた契約書をスキャンして「データ」としての保管方法を認めた法律です。データによる各種文書の保存が普及し始めた2004年に制定されました。契約書だけではなく領収書や請求書、病院やクリニックのカルテや建設設計図面などについても電子データ化が認められます。
   ただし、データ化した文書に法的効力を認めるには、カラーでスキャンして電子署名とタイムスタンプをつけなければならないなどの要件を満たす必要があります。

4. （4）労働条件通知書のメールによる交付

   近年の労働基準法施行規則改正により、労働者本人が希望したなどの一定の条件を満たせば「労働条件通知書」もメールによって交付できるようになりました。労働条件通知書とは、賃金や休日、労働時間などの労働条件を被用者へ知らせる文書で、従来は必ず書面にて交付しなければならなかったものです。
   
   以上のように、今の日本では電子データの利用を推進する法律が数多く整備されつつある状況といえます。ただし、一部の契約については書面作成や交付が法律上義務付けられているので、間違って電子データで済ましてしまわないよう注意が必要です。
   電子契約書については、必要に応じて顧問弁護士などに確認を取りながら適切に運用していくのが安心といえるでしょう。

これからの時代、どのような業種でも電子化が進んでいくでしょうから、まだ電子契約書を導入されていないなら導入する価値がじゅうぶんにあると考えられます。
ただし、新しいツールを導入する際には法的側面からのアドバイスが必要な場面も多々あります。よろしければ、ベリーベストの顧問弁護士サービスをご活用ください。