同意書と承諾書の違い｜記載すべき項目や注意点とは？

「同意書」と「承諾書」は名称が異なりますが、内容や法的効力に実質的な違いはありません。いずれも、相手方の行為や契約内容などについて異存がない旨の意思表示を行う文書です。

書面の名称を「同意書」と「承諾書」のどちらにするかは、契約や法令における呼称にそろえるのが一般的です。契約や法令によって同意が求められているときは「同意書」、承諾が求められているときは「承諾書」とします。

同意書や承諾書が提出された場合、契約や法令によって必要とされた「同意」または「承諾」が得られたことになります。その結果、同意や承諾の対象事項が契約内容に含められる、同意や承諾を受けた側が一定の行為をできるようになるなどの法的効力が生じます。
なお、法的効力の具体的な内容は、契約や法令の規定に従って決まります。

同意書や承諾書は、契約に関して作成・提出されることがよくあります。
契約に関する文書には、ほかにも「誓約書」や「契約書」などがありますが、いずれも同意書・承諾書とは異なる文書です。

1. （1）同意書・承諾書と誓約書の違い

   「誓約書」は、提出者が相手方に対して何らかの事項を誓約する書面です。誓約書を提出した人は、相手方に対して誓約事項を守る義務を負うことを伝えていることになります。
   
   一方で、同意書や承諾書は、提出者が記載された事項について、同意または承諾の意思表示を行う書面です。
   同意や承諾によって義務が発生するケースもありますが、必ずしもそうとは限りません。相手の行為に対して同意や承諾を与え、その行為を合法化するだけにすぎない場合もあります。

2. （2）同意書・承諾書と契約書の違い

   「契約書」は、契約を締結する当事者が共同で作成する書面です。契約書に記載された内容に従い、当事者間において権利や義務が発生します。
   
   契約書は合意書面であり、すべての契約当事者が共同で作成します。一方で、同意書や承諾書は、提出者が単独で作成する書面であり、元々受けていた申込の内容によって、その効力の範囲が左右されるところもあります。

同意書や承諾書を取得する必要があるのは、主に契約や法令によって相手方の同意や承諾を得ることが義務付けられている場合です。一般的には、「同意」を得ることが義務付けられている場合は同意書、「承諾」を得ることが義務付けられている場合は承諾書が用いられます。

1. （1）同意が求められているケース

   同意書を取得すべきケースとしては、以下の例が挙げられます。

   • 個人情報の提供を受ける場合：要配慮個人情報の提供を受ける場合、取得した個人情報を第三者に提供することがある場合などには、提供者本人の同意を得る必要があります。
   • 医療行為をする場合：診療や手術などの内容を患者に十分説明したうえで、その同意を得る必要があります（＝インフォームド・コンセント）。
   • 未成年者と契約する場合：18歳未満の者（＝未成年者）と契約を締結する際には、原則として法定代理人の同意を得なければなりません（民法第5条第1項）。

   など

2. （2）承諾が求められているケース

   承諾書を取得すべきケースとしては、以下の例が挙げられます。

   • 求職者に採用内定を出す場合：採用内定は、企業側が採用の申し込みをして、内定者側がそれを承諾することによって成立します。企業が内定承諾書の提出を受ければ、その時点で内定が成立したことになります。
   • 賃借物を転貸する場合：賃借物を第三者に転貸する際には、あらかじめ賃貸人の承諾を得なければなりません（民法第612条第1項）。

   など

同意書と承諾書の例文と、記載すべき主な事項を紹介します。なお、具体的な記載事項は同意や承諾の内容や目的によって異なりますので、弁護士に相談しながら個別にご検討ください。

1. （1）同意書の例文と主な記載事項

   A株式会社 御中
   
   

   同意書

   
   

   ○年○月○日

   
   （住所）
   （氏名）
   
   私は、○○契約書第○条第○項に基づき、下記の事項について同意します。
   
   （1）貴社が……をすること。
   （2）……
   
   

   以上

   上記は、A株式会社と顧客の間の契約に基づき、A株式会社が一定の行為をすることについて顧客が同意することを想定した同意書の例文です。
   
   この場合は、同意書に以下の事項などを記載します。

   • 同意の年月日
   • 住所、氏名（法人の場合は名称と代表者名）
   • 同意の根拠となる契約書と、その条文番号
   • A株式会社の行為に同意する旨
   • 同意する行為の具体的な内容

   同意書には、提出者の署名もしくは捺印、またはその両方を行ってもらいましょう。署名・捺印によって、同意書が真正に成立したものと推定されます（民事訴訟法第228条第4項）。

2. （2）承諾書の例文と主な記載事項

   A株式会社 御中
   
   

   承諾書

   
   

   ○年○月○日

   
   （住所）
   （氏名）
   
   私は、下記の契約条件を了承したうえで、貴社の申し込みを承諾し、貴社との間で○○契約を締結します。
   
   （1）……
   
   

   以上

   上記は、A株式会社から契約締結の申し込みを受けた顧客が、その申し込み承諾して契約を締結することを想定した承諾書の例文です。
   
   この場合は、承諾書に以下の事項などを記載します。

   • 承諾の年月日
   • 住所、氏名（法人の場合は名称と代表者名）
   • 契約条件を了承している旨と、契約条件の具体的な内容
   • 相手方の申し込みを承諾する旨
   • 締結する契約の種類

   承諾書にも同意書と同様に、提出者の署名もしくは捺印、またはその両方を行ってもらいましょう。署名・捺印によって、承諾書が真正に成立したものと推定されます（民事訴訟法第228条第4項）。

同意書や承諾書の提出を受ける場合や、保存する場合の注意点を紹介します。同意書や承諾書は、弁護士のリーガルチェックを受けることがトラブルの防止につながるので、顧問弁護士との契約をご検討ください。

1. （1）同意書・承諾書の提出を受ける際の注意点

   同意書や承諾書の提出を受ける際には、記載内容に抜け漏れがないかどうかをよく確認しましょう。
   記載すべき事項は同意や承諾の内容、目的によって異なるので、根拠となる契約や法令の規定を十分に検討することが大切です。
   
   また、同意書や承諾書が作成された年月日を明確化することも重要です。同意や承諾の効力がいつから生じるのかを明確にしておけば、トラブルの防止につながります。

2. （2）同意書・承諾書を保存する際の注意点

   提出を受けた同意書や承諾書を保存する際には、紛失を防止しなければなりません。
   紙の書面であれば鍵のかかるキャビネットに整理して保管し、勝手に持ち出すことができないようにしましょう。電子データ（電子契約）であれば、パスワードやアクセス権を適切に設定するとともに、後で検索しやすいような形で整理しておきましょう。
   
   同意書や承諾書には、提出者の個人情報が含まれています。
   個人情報の取り扱いに当たっては、個人情報保護法のルールを順守しなければなりません。また、個人情報保護委員会が公表しているガイドラインも踏まえたうえで、個人情報保護の体制を整備する必要があるので注意しましょう。
   
   電子データで同意書や承諾書を取得した場合は、電子帳簿保存法に従って保存しなければなりません。具体的には、改ざんを防止する措置や、後でスムーズに出力できるようにする措置などを行う必要があります。

3. （3）弁護士のリーガルチェックがトラブル防止につながる

   提出を受ける同意書や承諾書の内容については、弁護士のリーガルチェックを受けることをおすすめします。弁護士なら、同意書や承諾書に記載してある事項が適切かどうか、抜け漏れがないかなどをチェックすることが可能ですので、後のトラブルの防止につながります。
   
   同意書や承諾書の作成だけでなく、保存方法についても、弁護士のチェックを受けるのが安心です。弁護士は、紛失を避けるための保存方法、個人情報保護法や電子帳簿保存法を踏まえた注意点などについてアドバイスします。
   
   顧問弁護士と契約すれば、同意書や承諾書などの契約書類のチェックをいつでも依頼できます。顧問弁護士にはそのほか、社内体制の整備や取引先とのトラブルへの対応などについても幅広く相談可能です。まだ顧問弁護士がいない企業は、信頼できる弁護士を見つけて、顧問契約を締結することをご検討ください。

同意書と承諾書の間に実質的な違いはありませんが、契約や法令によって同意が必要な場合は同意書、承諾が必要な場合は承諾書を作成するのが一般的です。

同意書や承諾書は、その名称よりも内容の方が大切です。記載すべき事項は状況によって異なるので、顧問弁護士と契約してアドバイスを受けましょう。

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