元従業員や現役社員から残業代を請求された！ 払わないのは違法？

残業代の未払いは、労働基準法に抵触する可能性があり、放置すると民事・刑事・行政の3つのリスクを招きます。退職後の元従業員から請求されるケースも少なくないため、法律関係や企業側の責任について正しく理解しておくことが重要です。

1. （1）残業代未払いは労働基準法違反になる

   労働基準法37条は、時間外労働に対する割増賃金の支払いを企業に義務付けています。
   「業務指示をしていない」「自主的に残っただけ」「固定残業代に含まれている」というような企業側の認識があっても、実際の労働時間に基づいて判断されるため、未払いが違法とされるケースは少なくありません。
   
   また、残業代未払いは単なる民事問題にとどまらず、悪質なケースでは労基署（＝労働基準監督署）による是正勧告や送検の対象となり得ます。罰則は、6か月以下の拘禁または30万円以下の罰金が規定されており（労基法119条）、対応を誤ると企業の信用にも影響が出てしまうでしょう。

2. （2）未払い残業代の時効は3年｜元従業員にも請求権あり

   残業代には時効があります。令和2年4月の法改正により、令和2年4月以降に発生した賃金債権については、時効期間が2年から3年に延長されました。請求可能な期間が長くなったことで、請求額が増える傾向にあります。
   
   また、請求権は在職中だけに限られず、退職後の元従業員にも認められている権利です。在職中は会社との関係性から請求を控える従業員も多く、「退職後にまとめて請求される」というケースもあります。

3. （3）残業代を払わないことで生じる3つのリスク｜民事・刑事・行政

   残業代を払わないまま放置することは、企業に以下の3つのリスクをもたらします。

   ① 民事リスク｜支払い＋付加金＋遅延損害金
   訴訟で残業代の未払いが認められれば、未払い残業代に加えて付加金や遅延損害金が発生し、負担は大きくなります。
   
   ② 刑事リスク｜捜査・罰則
   悪質な未払いが認定されれば送検され、前述の罰則が科される可能性があります。さらに、刑事事件は報道されることもあり、企業の社会的信用への悪影響も無視できません。
   
   ③ 行政リスク｜是正勧告・再監督・行政指導
   労基署から臨検（調査）が入り、是正勧告が出された後、改善が見られなければ再監督や刑事事件化に進むケースもあります。

4. （4）残業代請求を受けた後の対応も重要

   未払い残業代を「払わない」「拒否する」といった姿勢は、紛争の深刻化を招き、労基署への申告や労働審判・訴訟へ発展する可能性が高まります。
   
   他方で、従業員側の請求に過大な部分が含まれるケースや、固定残業代制度の誤解が背景にあるケースもゼロではありません。企業としては勤怠や制度を精査したうえで、交渉により早期の解決を図ることが望まれます。
   加えて、制度面や労務管理の見直しを行わなければ、将来同様の請求を繰り返すリスクも残ってしまうでしょう。そのため、請求対応と体制整備はセットで進める必要があります。

残業代請求を受けた場合、請求内容を精査せずに拒否したり、曖昧な対応を続けたりすると労基署への申告や労働審判・訴訟に発展するリスクがあります。一方で、従業員側の主張に誤解や過大な計算が含まれるケースもあり、請求額の妥当性を確認したうえで交渉や和解をすることにより、早期解決を図ることが可能です。以下では、企業が取るべき基本的な対応を説明します。

1. （1）まず時効と請求額を確認する

   残業代請求には時効があり、現在は原則3年となっています。時効期間を超える部分については支払い義務が生じないため、まずは以下の点を整理することが重要です。

   • 対象期間は何年分か
   • 計算方法は適切か
   • 時効消滅している部分が含まれていないか

   また、請求額には「概算」や「推計値」が含まれ、実際の勤怠データと差があるケースも見られます。そのため、金額が適正かどうかの確認がやるべきことの第一歩です。

2. （2）固定残業代や勤怠記録を精査する

   次に制度面と実態面を確認します。特に、固定残業代（みなし残業代）制度を採用している企業では、従業員側が制度内容を誤解して請求する例が多く見られます。
   
   確認するべき主なポイントは、以下のとおりです。

   • 固定残業代の明確な定めが就業規則・雇用契約書にあるか
   • 法律上適切な割増率で計算されているか
   • 時間換算した固定残業時間を超過していないか
   • 勤怠記録（タイムカード・PCログ・入退館記録・メール等）との整合性
   • 指揮命令や業務指示の有無（自主残業の扱い）

   制度が適切でなかったり、実態と乖離していたりする場合は追加支払いが必要になることがあります。一方、従業員側が実際の労働時間を過大に申告しているケースもあるため、精査は必須です。

3. （3）過大請求の場合は交渉で調整を図る

   従業員側からの請求が必ずしも適正とは限らず、固定残業代を全否定したり、実態を超えた時間外労働を前提にしたりするなど、金額が過大になるケースもあります。
   
   その場合、以下の手段で調整を図りましょう。

   • 法的根拠と制度の確認
   • データの照合
   • 差額部分の算定
   • 和解金による早期解決

   和解により早期に収束させることで、労働審判・訴訟に発展するリスクを下げ、社内トラブルや風評リスクを抑える効果も期待できます。

4. （4）争いが続く場合は労働審判や訴訟も検討

   交渉で折り合いがつかない場合、労働審判や訴訟に発展することもあります。
   
   残業代請求が、労働審判や訴訟に発展した場合、基本的には証拠の有無によって残業代の支払い義務が判断されます。労働者側が十分な証拠を提示してこないようなケースでは、労働審判や訴訟を選択したほうが企業にとって有利になることもありますので、弁護士にご相談ください。

労基署から残業代の未払いを指摘された場合、放置や拒否姿勢を示すと是正勧告や再監督、悪質なケースだと送検（＝刑事処分）に発展する可能性があります。企業として調査に誠実に協力し、必要な是正措置を速やかに講じることが重要です。

1. （1）労働基準監督署による臨検から是正勧告までの流れ

   労基署の調査（臨検）は、従業員の通報や申告、定例監督などを契機に行われます。一般的な流れは、以下のとおりです。
   
   ① 臨検の予告・通知
   労基署から企業に対して臨検の予定日時や対象範囲が通知される場合があります。突然の臨検（予告なし）が実施されることも珍しくなく、予告の有無は、事案によって異なることにご留意ください。
   
   ② 立ち入り調査（臨検）の実施
   臨検では、以下の書類やデータの提出を求められます。

   • 就業規則
   • 賃金台帳
   • 労働者名簿
   • タイムカード
   • PCログ・入退館記録など労働時間に関するデータ
   • 36協定（時間外・休日労働協定届）
   • 固定残業代制度の説明資料

   調査官から管理者や担当者に対して事情聴取が行われることも多く、勤怠管理の運用状況や命令系統を確認されることがあります。
   
   ③ 調査結果の報告・是正勧告書（指導票）の交付
   臨検の結果、労基法違反が疑われる場合は、是正勧告書（または指導票）が交付され、どの点をいつまでに是正すべきかが示されます。是正勧告自体に法的拘束力はありませんが、実務上は従うことが前提とされています。
   
   ④ 是正報告書の提出
   企業は、指定された期限までに是正状況を報告し、必要に応じて未払い残業代の支払いを行います。未払い期間が長い場合、過去分をさかのぼって支払うケースもあります。
   
   ⑤ 改善状況の確認
   是正が適切に行われていないと判断された場合、労基署は再監督（再臨検）を行うことがあります。悪質または改善が認められないケースでは送検（刑事処分）に進む可能性もあります。

2. （2）残業代の未払いを指摘されたときは誠実に協力して速やかに是正措置を講じるべき

   労基署の調査に対し、企業が協力を拒否したり、虚偽説明やデータの破棄を行ったりした場合、送検や刑事責任の追及に発展する可能性があります。メディア報道の対象となることもあり、そうなってしまうと、企業の信用に大きな影響を及ぼすでしょう。
   
   残業代の未払いが認められた場合は、以下のような対応が求められます。

   • 過去分の未払い残業代の支払い
   • 固定残業代制度の見直し
   • 労働時間管理体制の改善
   • 就業規則・評価制度の整備
   • 過度な長時間労働の解消

   残業代トラブルは、単なる賃金の問題にとどまらず、パワハラ・メンタル不調・退職増加などの労務問題と併発することがあります。未払い残業代を是正するだけでなく、今後の紛争を防ぐための体制整備も重要です。

未払い残業代の請求は、金額や期間の問題だけではなく、勤怠管理、固定残業代制度、残業命令の有無、割増率、付加金、労基署対応など多岐にわたります。専門的な判断が必要となるため、労務トラブルに発展する前に弁護士へ相談することで、企業側の負担やリスクを大きく減らすことが可能です。

1. （1）正確な残業代計算により過大な支払いを防げる

   未払い残業代の計算では、固定残業代の扱い、深夜割増や休日労働の加算、端数処理、歩合給・インセンティブの扱いなど複雑な要素が絡みます。従業員側から請求された金額が必ずしも正確であるとは限らず、概算で計算されているケースも少なくありません。
   
   弁護士が介入することで、請求金額の妥当性を確認し、制度や勤怠実態と照らし合わせながら正確な算定を行うことができます。その結果、過大な支払いを防ぎ、必要な範囲で適切な金額に調整することが可能です。

2. （2）労働者からの残業代請求の対応をすべて任せられる

   内容証明郵便が送付されたり、メールで請求を受けたりすると、企業としては対応に迷うこともあるでしょう。仮に請求内容を精査しないまま回答すると、かえって紛争を拡大させるおそれがあるため、注意が必要です。
   
   そのようなときに弁護士が介入することで、以下の対応を任せることが可能です。

   • 請求内容の精査
   • 法的根拠の確認
   • 勤怠や制度のヒアリング
   • 書面・メールの文面作成
   • 和解交渉の代理

   企業側の心理的負担や担当者の業務負担を軽減しつつ、法的に整理された対応ができます。

3. （3）労働審判や訴訟に発展したときも対応可能

   交渉がまとまらない場合は、労働審判や訴訟に発展することがあります。これらは専門性が高く、企業側が単独で対応するには負担が大きい分野です。
   
   弁護士は労働審判や訴訟対応を代理人として遂行することが可能で、企業側の主張を法的に整理して裁判所に伝える重要な役割を担います。また、労働審判や訴訟対応に時間や労力を割く必要がなくなり、本業に集中できるという点も弁護士に依頼するメリットといえるでしょう。

4. （4）規程の見直しや体制整備により再発防止策を講じることができる

   残業代請求は単発の労務トラブルではなく、企業内部の労務管理や制度運用に問題があるケースも少なくありません。そのため、再発防止策として以下の整備が重要です。

   • 就業規則・雇用契約書の改訂
   • 勤怠管理システムの導入・改善
   • 固定残業代制度の適正化
   • 長時間労働対策
   • 評価制度や業務指示系統の改善

   弁護士は、労務問題の全体像を踏まえて助言することができ、残業代トラブルにとどまらず、パワハラ・セクハラ・解雇・退職トラブルなど関連領域も含めた総合的な労務対応をサポートできます。

元従業員や現役社員への未払い残業代を放置すると、民事・刑事・行政のリスクや企業イメージの低下につながり、対応を誤れば労基署への申告や労働審判・訴訟に発展する可能性があります。特に、退職後にまとめて請求されるケースは金額が大きくなりやすいため、早期対応が重要です。

残業代トラブルは、勤怠管理や固定残業代制度、評価制度など企業内部の体制に原因が潜んでいることもあり、パワハラやセクハラ、退職トラブルなど他の労務問題と併発することも少なくありません。適切な対応と再発防止策を講じるためにも、労務分野に詳しい弁護士へ相談することをおすすめします。

ベリーベスト法律事務所では、残業代請求への対応や制度整備についてサポートしておりますので、お悩みの際はお気軽にご相談ください。